Выбор программы для бухгалтерского учета

Перед тысячами малых и средних предприятий встает проблема выбора программного обеспечения для компьютеризации своего делопроизводства
В НАСТОЯЩЕЕ время существуют десятки и сотни программ, позволяющих автоматизировать какие-либо области бухгалтерского учета, но речь идет о комплексных (интегрированных) пакетах, охватывающих всю бухгалтерию. Таких пакетов (доведенных до уровня серийного производства и реализации с организацией хоть какой-либо поддержки пользователей) не так уж много, от силы 10-15. Однако распространение этих пакетов по регионам имеет ряд трудностей, которые в итоге сказываются на конечных пользователях ПО.

Вот некоторые из них:

1. Распространителями пакетов в основном являются фирмы, реализующие оргтехнику и поэтому не уделяющие должного внимания распространению ПО. По моему опыту, показывают пакет при демонстрации его возможностей люди, имеющие навыки в общении с компьютером, но не имеющие профессиональной подготовки в бухгалтерском учете. Причем показывают программу как раз бухгалтеру, который обычно мало что понимает в компьютерах.

2. При возникающих ошибках в программе получить исправленную программу в приемлемые сроки становится проблематичным. При возникающих вопросах бухгалтерского характера дилер в силу своей непрофессиональности зачастую не может помочь пользователю.

3. Ряд бухгалтерских пакетов не имеет открытого интерфейса (то есть возможности получить введенную информацию в общедоступном, например, текстовом формате). Это приводит к тому, что, убедившись в невозможности ведения учета в требуемом виде на приобретенной программе, пользователь не может перейти на другую систему, сохранив свои прежние наработки.

Наша фирма работает на рынке ПО для бухучета более пяти лет, и исходя из накопленного опыта, хотелось бы дать некоторые рекомендации по выбору программы для компьютеризации вашей бухгалтерии.

Программу должен выбирать бухгалтер, так как в конечном итоге ему на ней работать.

Построение пакета
Если пакет состоит из нескольких модулей, то нужно выяснить, как они взаимодействуют между собой. Очень часто при АРМовском построении пакета (отдельное ведение учета по группам счетов — АРМ материалы, АРМ основные средства и т. д.) для получения общего баланса приходится дублировать ввод информации.

Возможности настройки пакета
Далее нужно обратить внимание на возможности настройки пакета на изменяющееся законодательство и на изменение структуры предприятия. Должна быть возможность изменения конфигурации плана счетов в любой момент времени. Должны быть произвольно изменяемы формы квартальной и годовой отчетности. Если вы изменили структуру своего предприятия (допустим, ввели подразделения или отделы), то пакет должен позволить вести учет, например, по каждому отделу.

Организация аналитического учета
Очень важная часть каждого интегрированного пакета — организация аналитического учета. Непонимание того, как организован аналитический учет в приобретаемом пакете, может привести к тому, что вы зря выбросите деньги. Именно в этой области наблюдается ситуация, когда произносят фразу «многоуровневый аналитический учет» и под этой фразой может подразумеваться все что угодно. Обычно ведение аналитического учета по счету определяется в настройке плана счетов. Нужно обратить внимание на организацию аналитических справочников, каким образом решена проблема многоуровнего учета, можно ли аналитические справочники нижнего уровня «привязать» для учета по другому счету.

Автоматизация ввода информации
Для бухгалтера очень важно, насколько автоматизирован процесс ввода информации, особенно при достаточно сложном аналитическом учете. Должен присутствовать режим ввода и формирования проводок (а именно это является информацией для системы бухучета) по заранее настроенным шаблонам. Во многих системах этот режим введен в журнале операций, хотя под этим отечественные разработчики тоже понимают разные вещи. Нужно обратить внимание на то, структурированы ли операции по уровням и что в итоге подразумевается под операцией — просто ли набор проводок, который тут же добавляется в систему, или же в операции могут присутствовать несколько документов, которые могут проводиться по мере осуществления операции, и есть возможность отслеживать прохождение операции во времени, а также формировать проводки, не добавляя их в систему.

Формирование и печать первичных документов
Печать первичных документов обычно тесно связана с журналом операций, так как информация для печати «первички» берется из шаблонов проводок и сформированных по этим шаблонам проводок. Формы документов также должны произвольно настраиваться. Если же формы первичных документов определены жестко, то это обычно означает дублирование ввода информации при печати первичных документов и при вводе соответствующих проводок в систему, что является неприемлемым. Бухгалтер должен поинтересоваться, какие формы первичных документов он сможет сформировать и какие на это есть ограничения. Например, можно ли по операции «Покупка материалов у частного лица» сформировать и распечатать такие документы, как приходный кассовый ордер, договор купли-продажи и справка о доходах в налоговую инспекцию.

Отчеты и отчетные формы
Кроме стандартных видов отчетов (сальдово-оборотный баланс, шахматка, формы квартальной отчетности), которые присутствуют практически в каждой программе, важное место занимают аналитические отчеты или отчеты с аналитическими расшифровками, ради которых, собственно говоря, и организуется аналитический учет в программах. В пакете должна быть возможность выдачи отчетов не по всей номенклатуре аналитических расшифровок, а по какой-либо ее части (выборка).

Гарантии, поддержка и цена программы
Выясните, каким образом продается вам система, что входит в комплект поставки, есть ли лицензионное соглашение, какие обязанности существуют у продавца, какие гарантии он предоставляет, подразумевается ли скидка при приобретении следующих версий пакета. Узнайте, входит ли в стоимость пакета какое-либо обучение и какие формы внедрения пакета и его поддержки предоставляет продавец (первоначальное обучение, внедрение «под ключ», абонентское обслуживание). Цена пакета тоже имеет большое значение. Сейчас при стоимости пакета более 300 долларов покупатель начинает колебаться и предпочитает поискать что-либо подешевле (несмотря на то, что программа его полностью устраивает). Поэтому фирмы, разрабатывающие пакеты бухучета, вынуждены идти на снижение цен до уровня конкурентоспособных. В конце концов это идет на пользу покупателю.

«Менеджер Финансового Учета»
Фирма «СофтБизнес» является разработчиком интегрированного бухгалтерского пакета «Менеджер Финансового Учета». Сейчас существует как локальная, так и сетевая версия программы.

Комплекс состоит из нескольких модулей, связанных между собой. Все они используют одни и те же информационные справочники (план счетов, регистры аналитического учета) для исключения повторного ввода информации, и, во-вторых, результатом работы каждого модуля является набор проводок, который добавляется в таблицу оборотов основной программы. Это позволяет автоматизировать ряд однотипных и рутинных операций, которые периодически приходится производить бухгалтеру. Такое построение дает возможность разработать единый алгоритм ввода информации в систему и избежать сложной обработки при построении отчетов, что значительно ускоряет как ввод информации, так и получение отчетных форм.

Данная система успешно работает в сотнях организациях г. Новосибирска и Сибирского региона более четырех лет. На ней организовано обучение компьютерному бухучету в Сибирской коммерческой академии и в Новосибирском педагогическом университете. На ней работают торговые предприятия («Азия-Олдис», «Флокс-Азия», «Новинтех», «Эконика», «Английский дом», «ТехАсс»), бюджетные организации (Институт катализа, Октябрьская, Ленинская, Кировская, Первомайская администрации, областной центр занятости), редакции («Оптовый рынок Сибири», «Новая Сибирь», «Издательство Сибирь»), страховые организации («АСКО»), производственные организации («ЖЕН-5», оловокомбинат, ОПХ «Элитное», «Востокприбортехгаз»).

Отличительная особенность «Менеджера Финансового Учета» от других комплексов бухгалтерского учета — грамотная постановка аналитического учета, позволяющая усложнять аналитический учет по мере освоения программы, и настраиваемость как к изменяющемуся законодательству, так и к изменениям алгоритмов расчета или учетной политики. При покупке системы предоставляется годовая гарантия на соответствие программы ее техническому описанию. В течение гарантийного срока все изменения и усовершенствования текущей версии предоставляются бесплатно. Всегда к Вашим услугам телефон горячей линии. При этом консультации оказывают специалисты, непосредственно создавшие эту систему, и Вы всегда получите грамотную и верную информацию. Все последующие версии программы будут предоставлены Вам в первую очередь со скидкой от 30% до 50%.

В ближайшее время система пополнится двумя модулями, которые могут работать и в самостоятельном режиме:

1. Универсальная система складского учета — «VST»

2. Прогнозирование финансовых результатов.

Вы можете подъехать к нам в офис и Вам покажут систему и ответят на Ваши вопросы, либо вызвать нашего специалиста к себе.

Андрей КУТАШОВ, специально для «Новой Сибири»

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.